Crearea regulilor de automatizare

Automatizează acțiunile repetitive cu reguli bazate pe triggere.

Ce Poți Automatiza?

• Trimitere template când lead nou apare
• Asignare lead către membru echipă bazat pe sursă
• Schimbare status când lead răspunde
• Creare task de follow-up după X zile
• Notificare când programare e creată

Structura unei Reguli

CÂND [trigger] SE ÎNTÂMPLĂ DACĂ [condiții] SUNT ÎNDEPLINITE ATUNCI [acțiuni] SE EXECUTĂ

Exemplu:

CÂND un lead nou e creat DACĂ sursa e "Facebook Lead Ads" ATUNCI trimite template "Bun venit Facebook" ȘI asignează către "Maria Recepționer"

Pas 1: Accesează Automatizări

Mergi la Automatizări din meniu și click + Regulă Nouă

Pas 2: Selectează Trigger

Un trigger = eveniment care pornește regula.

Triggere Disponibile:

Lead Events:

• lead.created: Lead nou creat
• lead.updated: Lead actualizat
• lead.assigned: Lead asignat unui user
• lead.status_changed: Status schimbat

Message Events:

• message.inbound: Mesaj primit de la pacient
• message.outbound: Mesaj trimis către pacient
• message.delivered: Mesaj livrat
• message.read: Mesaj citit

Appointment Events:

• appointment.created: Programare creată
• appointment.updated: Programare modificată
• appointment.cancelled: Programare anulată
• appointment.completed: Programare completată

Patient Events:

• patient.created: Pacient nou
• patient.birthday: Ziua pacientului

Booking Events:

• booking.confirmed: Booking online confirmat
• booking.payment_received: Plată primită

Pas 3: Adaugă Condiții (Opțional)

Condițiile filtrează când se execută acțiunile.

Tipuri de Condiții:

• Source: Facebook, Instagram, Google, etc.
• Priority: Low, Medium, High, Critical
• Status: New, Contacted, Qualified, etc.
• Location: Locația specifică
• Assigned to: User specific

Pas 4: Definește Acțiunile

1. Send Template Message

Trimite un template predefinit pe canalul selectat. Variabilele se substituie automat.

2. Change Lead Status

Schimbă statusul automat (ex: New → Contacted).

3. Assign to User

Asignează automat către un user specific, round-robin sau based on location.

4. Create Task

Creează task automat cu tip, asignat către user și due date.

5. Add Tag

Adaugă tag automat pentru segmentare.

6. Send Notification

Trimite notificare către echipă prin Email, Push sau WhatsApp.

7. Wait

Așteaptă X timp înainte de next action.

Pas 5: Testează Regula

Înainte de activare, click Test Rule, simulează trigger-ul și verifică dacă acțiunile se execută corect.

Pas 6: Activează Regula

Setează Enable pe ON, click Salvează și regula începe să ruleze.

Exemple de Reguli Utile

1. Bun Venit Facebook Lead

TRIGGER: lead.created CONDIȚIE: Source IS "Facebook Lead Ads" ACȚIUNI: Send Template "Bun venit Facebook", Assign to "Maria", Add Tag "Facebook"

2. Follow-up Lead Inactiv

TRIGGER: lead.updated CONDIȚIE: Status IS "Contacted" AND Last message > 2 days ago ACȚIUNI: Create Task "Call lead", Send Template "Follow-up reminder"

3. Confirmare Programare

TRIGGER: appointment.created CONDIȚIE: Type IS "Consultation" ACȚIUNI: Send Template "Confirmare programare", Create Task "Trimite reminder"

Monitorizare

Vezi în Automatizări → Logs ce reguli s-au executat, când, pe ce lead/pacient și rezultatul.