Cum să trimiți mesaje pacienților
Trimite mesaje prin WhatsApp, SMS sau Email direct din PatientPath.
Metode de Trimitere
1. Din Inbox
Cea mai simplă metodă:
- Deschide Inbox din meniul principal
- Selectează conversația cu pacientul
- Scrie mesajul în zona de text
- Apasă Enter sau click Trimite
Shortcut: Ctrl + Enter trimite mesajul rapid.
2. Din Pagina Lead-ului sau Pacientului
- Deschide fișa lead-ului/pacientului
- Click tab Mesaje sau Conversație
- Scrie mesajul și trimite
3. Trimitere Rapidă
Din lista de lead-uri:
- Hover peste lead
- Click icon mesaj (WhatsApp, SMS sau Email)
- Scrie mesajul rapid
- Trimite
Selectarea Canalului
PatientPath alege automat canalul bazat pe:
- Preferințele pacientului (dacă sunt setate)
- Ultimul canal folosit în conversație
- Disponibilitatea (WhatsApp > SMS > Email)
Schimbare manuală: Click pe dropdown-ul de canal (WhatsApp/SMS/Email) înainte de trimitere.
Trimitere cu Template
Template-urile sunt mesaje pre-scrise care economisesc timp.
Cum folosești:
- În zona de mesaj, click Templates sau tastează "/"
- Selectează template-ul dorit din listă
- Variabilele se completează automat (nume pacient, clinică, etc.)
- Editează dacă e necesar
- Trimite
Exemple template-uri:
- Bun venit
- Confirmare programare
- Reminder 24h
- Follow-up după consultație
- Mulțumire
Personalizare Mesaj
Variabile Disponibile
Folosește variabile pentru personalizare automată:
- {patientName} - Numele pacientului
- {clinicName} - Numele clinicii
- {doctorName} - Numele doctorului
- {appointmentDate} - Data programării
- {appointmentTime} - Ora programării
- {treatmentName} - Numele tratamentului
Exemplu: "Bună {patientName}, programarea ta la {clinicName} este confirmată pentru {appointmentDate} la ora {appointmentTime}."
Devine: "Bună Ion Popescu, programarea ta la Dental Pro este confirmată pentru 15 Ianuarie 2025 la ora 10:00."
Adăugare Emoji
Metoda 1: Click pe icon-ul de emoji 😊 din toolbar
Metoda 2: Folosește shortcut-uri text:
- :smile: → 😊
- :heart: → ❤️
- :check: → ✅
- :calendar: → 📅
Adăugare Atașamente
Poți atașa fișiere la mesaje:
Tipuri acceptate:
- Imagini: JPG, PNG, GIF
- Documente: PDF, DOC, DOCX
- Fișiere: Max 10 MB
Cum adaugi:
- Click icon atașament 📎
- Selectează fișierul
- Așteaptă upload (vezi progress bar)
- Trimite mesajul
Limite per canal:
- WhatsApp: Max 16 MB, suportă imagini, PDF, DOC
- SMS: Nu suportă atașamente (doar link-uri)
- Email: Max 25 MB, toate tipurile
Status Mesaj
După trimitere, vezi status-ul mesajului:
WhatsApp:
- ⏳ Pending - Se trimite
- ✓ Sent - Trimis către server
- ✓✓ Delivered - Livrat la pacient
- ✓✓ (albastru) Read - Citit de pacient
- ❌ Failed - Eroare
SMS:
- ⏳ Pending - Se trimite
- ✓ Sent - Trimis
- ✓✓ Delivered - Livrat
- ❌ Failed - Eroare
Email:
- ⏳ Sending - Se trimite
- ✓ Sent - Trimis
- 📖 Opened - Deschis (dacă e activat tracking)
- ❌ Bounced - Email invalid
Trimitere Programată
Programează mesaje pentru mai târziu:
- Scrie mesajul
- Click icon ceas ⏰
- Selectează data și ora
- Salvează
Mesajul se va trimite automat la timpul programat.
Use cases:
- Reminder-uri programate
- Urări de sărbători
- Follow-up automat după X zile
Mesaje Bulk
Pentru a trimite același mesaj la mai mulți pacienți deodată, vezi ghidul dedicat pentru Mesaje în Bulk.
Best Practices
✅ DO
- Folosește variabile pentru personalizare
- Verifică preview-ul înainte de trimitere
- Alege canalul preferat de pacient
- Trimite în program (9:00 - 20:00)
- Păstrează un ton profesional dar prietenos
❌ DON'T
- Nu trimite spam (prea multe mesaje)
- Nu trimite în timpul nopții (22:00 - 8:00)
- Nu folosi ALL CAPS (pare că strigi)
- Nu uita să verifici ortografia
- Nu trimite informații sensibile prin SMS
Costul Mesajelor
WhatsApp Business: Gratuit pentru primele 1000 conversații/lună, apoi tarif per conversație
SMS: Cost per mesaj (depinde de provider - Twilio/Vonage)
- România: ~0.05 - 0.10 RON/SMS
- Internațional: Variază
Email: Gratuit (limită Resend: 3000/lună în planul gratuit)
Recomandare: Preferă WhatsApp pentru costuri mici și rate de citire mari (98% vs 20% email).
Rapoarte Mesaje
Vezi statistici în Analytics → Messaging:
- Total mesaje trimise per canal
- Rata de livrare
- Rata de citire (WhatsApp)
- Timp mediu de răspuns
- Costuri per canal
Probleme Frecvente
Mesajul a eșuat (Failed)
Posibile cauze:
- Număr telefon invalid sau inactiv
- WhatsApp nu e instalat la pacient
- Email invalid (bounce)
- Sold insuficient (SMS)
Soluție:
- Verifică datele de contact
- Încearcă alt canal
- Reîncarcă sold (SMS)
Pacientul nu primește mesaje
Verifică:
- Canalele sunt configurate corect (Setări → Canale)
- Numărul e în formatul corect (+40...)
- WhatsApp Business API e activ
- Nu e pe lista de unsubscribe
Mesajul apare ca spam
Pentru a evita:
- Nu trimite același mesaj la mulți deodată foarte rapid
- Folosește variabile pentru personalizare
- Include numele clinicii
- Oferă opțiune de opt-out